Viele Unternehmen werden sich gerade in der aktuellen Zeit mit anderen Themen beschäftigen müssen und auch wollen, als mit einem neuen Dateiformat für Rechnungen.
Der Stichtag steht jedoch: 27.11.2020. Und nach diesem Datum sind Auftragnehmer des Bundes verpflichtet ihre Rechnungen elektronisch einzureichen – im Format der XRechnung.
Die klassische Rechnung auf Papier oder digital per pdf ist damit hinfällig. Zumindest wenn es um Aufträge für Schulen, Kindergärten, öffentliche Einrichtungen etc. geht, wird dies relevant.
Die Ausgestaltung auf Länderebene ist nicht einheitlich. Wie diese erfolgt, kann unter http://www.verband-e-rechnung.de/xrechnung/ eingesehen werden.
Bei der XRechnung gibt es im Grunde keine visuelle Ansicht der Rechnung. Die Rechnung wird auf XML-Basis abgespeichert, die nach strengen Grundsätzen elektronisch erstellt und verarbeitet wird.
Dabei ist es natürlich wichtig, dass die eingesetzte Branchensoftware auch dieses elektronische Rechnungsformat generieren kann. Softwarehersteller wie M-SOFT bieten darüber hinaus auch die Möglichkeit, sich die Inhalte der XML-Datei anzeigen zu lassen. Damit kann der Bearbeiter sich nochmal einen Überblick verschaffen, bevor er die Daten übermittelt.
Mit dem Pflichtumstieg auf elektronische Rechnungen ist ein digitales Archivsystem unweigerlich anzulegen. Der Inhalt eines digitalen Archivs beschränkt sich dabei nicht nur auf Rechnungen sondern auf alle Geschäftsbelege, die digital erstellt werden oder ins Unternehmen kommen. Bis auf wenige Ausnahmen können auch alle Papierbelege, die z.B. per Post eintreffen, digital archiviert werden. Zu berücksichtigen sind bei einem digitalen Archiv u.a. die GoBD-Vorgaben welche auf die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen sowie die Vollständigkeit der Aufzeichnungen abzielen.
Wie kann eine XRechnung erstellt werden? Wie muss ein digitales Archiv aufgebaut sein, welche Vorgaben gilt es zu bedenken?
Diese und viel mehr Fragen kommen auf, wenn man jetzt zum 27.11.2020 endgültig auf Bundesebene und sukzessive auch auf Länderebene auf die elektronische Rechnung umsteigt.
Gerade wenn Unternehmen bisweilen Rechnungen noch in Word geschrieben und sich bislang nicht mit der Digitalisierung Ihrer Prozesse beschäftigt haben, wird diese Umstellung ein großer Schritt. Da ist es ein klarer Vorteil, wenn man einen erfahrenen Partner an seiner Seite hat, der übergreifende Lösungen aus einer Hand hat.
Betriebe, die schon mit der Digitalisierung gestartet haben und z.B. eine Branchensoftware einsetzen, sollten sich diesbezüglich an Ihren IT-Partner wenden für eine Anpassung ihrer Branchensoftware.
Die M-SOFT Organisationsberatung bietet seit über 30 Jahren Software-Lösungen für Handwerk, Industrie und Handel. Über 5.500 Kunden in der DACH-Region setzen auf das langjährige Know-how und eine umfassende Betreuung des Branchenexperten und des gesamten Netzwerks von Niederlassungen und Fachhandelspartnern.