Hyland erklärt, auf was Unternehmen bei der Bewertung ihres bestehenden Tech-Stacks achten sollten, um mit einem Cloud-First-Ansatz optimal auf die Herausforderungen flexibler, ortungebundener Arbeitsmodelle vorbereitet zu sein
Berlin, 25. Februar 2022 – Von KMUs bis hin zu Konzernen: Immer mehr Unternehmen setzen für ihre IT-Infrastruktur auf einen Cloud-first-Ansatz. Eine regelmäßige Bewertung des Technologie-Stacks ist dabei entscheidend für den langfristigen Erfolg der Cloud-Initiativen. Mindestens einmal im Jahr – bei Bedarf auch öfter – sollte geprüft werden, wie leistungsfähig die aktuellen Anwendungen sind, ob sie die strategischen Ziele unterstützen und wo weitere Funktionen benötigt werden.
Die Pandemie hat die Wichtigkeit der Evaluierung des Technologiebestands zusätzlich verstärkt: Unternehmen mussten quasi über Nacht Remote-Arbeitsplätze aufbauen, ortungebundenen Zugriff und die Bearbeitung von Informationen, Inhalten und Prozessen sicherstellen und kontaktlose, digitale Interaktionen mit Kundinnen und Bürgern ermöglichen. Um das zu erreichen, haben viele Unternehmen kurzerhand eine Vielzahl cloudbasierter Technologien eingeführt.
So konnte die Business Continuity aufrechterhalten werden. Jetzt ist die Zeit, die für die “Ausnahmesituation” implementierten Lösungen zu prüfen und den Tech-Stack strategisch zu evaluieren. Heinz Wietfeld, Director Sales bei Hyland, stellt sechs Best Practices für die Implementierung und Bewertung von Cloud-Technologien vor.
1.Schluss mit Software-Wildwuchs: Funktions-Duplikate und Software-Silos entfernen
Software-Wildwuchs meint Anwendungen und Lösungen mit sich überschneidenden Funktionen oder solche, die nicht strategisch integriert sind. Eine regelmäßige Bewertung des Technologiebestands ermöglicht die Reduktion auf die Anwendungen, die bei der Erreichung der strategischen Ziele unterstützen und einen echten ROI liefern. Dabei ist die Einbindung der IT in strategische Geschäftsentscheidungen hilfreich, um die Herausforderungen der Abteilungen zu verstehen und passende Lösungen zu empfehlen. In einigen Fällen kann das angestrebte Ziel mit der Bestandstechnologie erreicht werden, in anderen braucht es eine neue, cloudbasierte Anwendung.
Die aufwendige Instandhaltung von On-Premises-Systemen ist ein häufiger Grund dafür, dass Lösungen veraltet sind und auf teilweise nicht mehr unterstützten Versionen laufen. Dadurch fehlt es Unternehmen nicht nur an Funktionen und Fehlerbehebungen – Stichwort Bug Fix -, es besteht auch ein höheres Risiko für Sicherheitsvorfälle. Durch die Migration zu cloudbasierte Anwendungen profitieren Unternehmen von einer standardisierten Wartung und flexiblen Optionen für Konfiguration und Integration mit anderen Systemen. SaaS-Bereitstellungsmodelle wie die von Hyland sind zukunftssicher. Sie bieten eine höhere Leistung, Sicherheit und Verfügbarkeit sowie maximale Flexibilität, um im “New Normal” schnell auf veränderte Geschäftsbedingungen reagieren zu können und auf die Herausforderungen des “Next Normal” vorbereitet zu sein.
Die Akzeptanz von Cloud-Technologien wie Zoom, Microsoft Teams und Office 365 stieg sprunghaft an, als ein Großteil der Beschäftigten weltweit ins Homeoffice umzog und Unternehmen Zusammenarbeit auf Distanz organisieren mussten. Cloud-Collaboration-Tools werden auch in Zukunft ein wichtiger Teil des IT-Puzzles bleiben, denn viele Unternehmen möchten ihren Teams auch weiterhin Optionen für flexible Arbeitsmodelle geben.
4.Sichere Nutzererfahrung mit IAM aus der Cloud: Zugriff auf alle Systeme mit nur einem Login
Wenn nicht mehr alle Mitarbeitenden im Büro sitzen und sich nicht im geschützten Unternehmensnetzwerk befinden, braucht es zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen, damit keine unbefugten Personen Zugriff auf Inhalte und Systeme – On-Premises und aus der Cloud – erhalten. Cloud-Lösungen für Identity und Access Management ermöglichen eine einfache und sichere Authentifizierung: Single-Sign-on-Funktionen geben Teams sicheren Zugriff auf die für sie relevanten Systeme, Anwendungen und Inhalte mit nur einem einzigen Login. Das erleichtert die Arbeit im Homeoffice und steigert die Produktivität.
Einige Unternehmen betreiben Hunderte von Systemen und nicht selten sind viele dieser Anwendungen eng miteinander verknüpft, manchmal in einer Weise, die nicht cloudfreundlich ist. Für die IT-Abteilung ist es daher wichtig, Prioritäten zu setzen, und zu entscheiden, welche Systeme zuerst migriert werden müssen. Die Priorisierung richtet sich nach den wesentlichen Funktionen, die für den täglichen Betrieb benötigt werden, der Komplexität der Migration und der Integration der Anwendung in andere nachgelagerte Geschäftssysteme.
Bei der Umstellung auf eine Cloud-First-Strategie muss einiges beachtet werden. Von der Auswahl des Anbieters über die Integration und Interoperabilität bis hin zur Projektplanung. Unternehmen können die Migration selbst angehen oder sich Unterstützung von externen Beratern und Cloud-Experten holen. Im letzteren Fall gilt es, die zusätzlichen Kosten mit den Vorteilen der professionellen Unterstützung abzuwägen, wie z.B. schnellerer Projektabschluss, geringeres Risiko und weniger Fehler aufgrund von jahrelanger Erfahrung. Auch Softwareanbieter wie Hyland, die mit ihren Plattformlösungen ein breites Funktions- und Anwendungsspektrum sowie flexible Integrationsmöglichkeiten bieten, können bei der Neubewertung des Technologiebestands und der Planung und Implementierung einer Cloud-First-Strategie unterstützen.
Hyland bietet Cloud-Lösungen für das Content-Management, die den gesamten Informationslebenszyklus abdecken – von der intelligenten Erfassung von Inhalten, über Robotic Process Automation und Intelligent Automation zur Prozessautomatisierung bis hin zu branchen- und abteilungsspezifischen Lösungen, z.B. für die Kreditorenbuchhaltung.
Weiter Informationen zu Hyland und den Lösungen des Experten für Content-Services aus der Cloud unter: hyland.com/de