In diesem Video Tutorial wird eine Auswahl von Einstellungsmöglichkeiten für die Klassifizierung und Benennung von Dokumenten mit ecoDMS gezeigt.
Aachen, im Oktober 2021. Für das Dokumenten-Management-System ecoDMS (burns) hat die ecoDMS GmbH aus Aachen heute ein neues Video Tutorial im offiziellen YouTube-Kanal veröffentlicht. Darin wird eine Auswahl von Einstellungsmöglichkeiten für die Klassifizierung und Benennung von Dokumenten mit ecoDMS gezeigt. Das Video kann kostenlos im YouTube Kanal von ecoDMS angesehen werden: https://www.youtube-nocookie.com/playlist?list=PL7vZZTECufd4sbtrcGA7SqG9L76RQ0RFg
ecoDMS ist ein einfach zu bedienendes und zugleich umfangreiches Werkzeug zum Digitalisieren, Archivieren, Teilen, Verwalten und Finden aller Dokumente am PC, Smartphone und Tablet. Der Einsatz von ecoDMS spart viel Zeit und Geld bei der täglichen Dokumentenablage, Informationsbeschaffung und bei der Bearbeitung relevanter Dateien.
Das System kann individuell auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Der integrierte Einstellungsdialog von ecoDMS bietet vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten. Als User mit Administratorrechten kann man den Einstellungsdialog direkt über die eigene Benutzeroberfläche aufrufen.
Mit ecoDMS werden alle Strukturen einfacher und übersichtlicher. Denn Einträge wie Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Lieferschein, Vertrag, Lohnabrechnung usw. legt man mit ecoDMS genau einmal an und zwar als Dokumentenart und nicht mehrfach für jeden Ordner als Unterordner. Diese Dokumentenarten helfen bei der konkreten Zuordnung der Dokumente und erleichtern das Wiederfinden der Dokumente. Das Video erklärt die Einrichtung und den Nutzen dieser Dokumentenarten.
Im Folgenden wird das Anlegen der Ordnerstruktur erläutert. Das Video zeigt, wie die Strukturen optimal auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden können und wie man die Ordner mit Schlüsseln und Schlagwörtern weiter verfeinern kann.
Nicht jeder Ordner ist für die Allgemeinheit bestimmt. Deshalb können für Ordner bei Bedarf eigene Zugriffsberechtigungen vergeben werden. Auf den Ordner und dessen zugeordnete Dokumente können dann nur die Benutzer zugreifen, die hier berechtigt sind. Für alle anderen sind die Ordner und deren Inhalte nicht sichtbar. Im Video wird auch diese Einstellung genauer erklärt.
In ecoDMS sind drei Dokumentenstatus fest enthalten. Diese geben Auskunft über den Bearbeitungsstand von einem Dokument. Außerdem kann ein Status als Anstoß für einen Dokumenten-Workflow dienen. Wird einem Dokument z.B. der Status “zu bearbeiten” zugeteilt und anschließend einer Benutzergruppe oder Person übergeben, erkennt der zuständige Mitarbeiter anhand des Status, dass es bearbeitet werden muss. Nach Abschluss der Arbeit kann der Status z.B. auf “erledigt” gesetzt werden. Im Video werden die Einstellungen näher erläutert.
Weiter geht es mit der Anlage eigener Klassifizierungsattribute. Neben den bereits vorgestellten Standardattributen wie Dokumentenarten, Ordner und Status, können weitere, individuelle Attribute generiert werden. Es gibt die Möglichkeit Freitext-Felder, Comboboxen, Checkboxen, Datumsfelder und Nummerische Felder anzulegen. Im Video wird das Anlegen genauer beschrieben.
ecoDMS verfügt über verschiedene Funktionen zum Download und Teilen von Dokumenten. Für Vorgänge dieser Art können aussagekräftige Dateinamen vergeben werden. Für den Aufbau des Dateinamens stehen alle möglichen Klassifizierungsinformationen von ecoDMS und auch eigene Textfelder zur Verfügung. Die gewünschten Informationen braucht man lediglich in die gewünschte Reihenfolge bringen. Der Dateiname kann zum Beispiel das Archivierungsdatum, die Dokumentenart, den Ordnernamen, die DocID und einen eigens erstellten Text beinhalten. Im Video wird die Vergabe dieser globalen Dateinamen gezeigt.
In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv sowie die Verwaltung dieser Daten/Dokumente einen immer höheren Stellenwert.
Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Software zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und zur Automatisierung von Unternehmensabläufen an. Mit besonders fairen Preismodellen und benutzerfreundlichen, individuell anpassbaren Softwareanwendungen richtet sich das Unternehmen sowohl an kleine, mittelständische und große Firmenkunden als auch an Privatnutzer.
Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage des Dokumenten-Management-Systems ecoDMS.
Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets “ecoDMS” hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.
Die ecoDMS-Produktfamilie wird stetig mit leistungsstarker, praxisgerechter, leicht zu bedienender und preislich erschwinglicher Software erweitert:
ecoDMS: Dokumenten-Management-System um alle Daten/ Informationen/ Dokumente zu archivieren, verwalten und finden
ecoMAILZ: Automatisches E-Mailarchiv für alle ein- und ausgehenden E-Mails inkl. Anhänge
Mit einzigartigen Entwicklungs-, Vertriebs- und Preismodellen hebt sich die ecoDMS GmbH von den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Vollversionen der Software sind einmalig in der Branche.
Der Verkauf erfolgt bei der ecoDMS GmbH über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Online Shop erwerben. Die Zustellung erfolgt nach abgeschlossener Zahlung schnell und umweltschonend per E-Mail.
Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der ecoDMS-Webseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind hier abrufbar. Die kostenlosen Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Standard-Produkte im Detail.
Außerdem gibt es kostenlose Videos und Demoversionen für einen unverbindlichen Softwaretest unserer Standard-Produkte.
Die ecoDMS GmbH hat Ihren Firmensitz im nordrhein-westfälischen Aachen in Deutschland. Zusammen mit den Firmen applord aus dem deutschen Nordrhein-Westfalen und applord Information Technologies aus dem österreichischen Kärnten bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Unternehmensgruppe (applord Holding Europe GmbH). Alle Firmen agieren europaweit.
Die applord Unternehmensgruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord Unternehmensgruppe ein breites Leistungsspektrum.