“Wir werden den gesetzlichen Mindestlohn im ersten Jahr in einer einmaligen Anpassung auf zwölf Euro pro Stunde erhöhen.” So steht es zumindest in dem Mitte Oktober 2021 veröffentlichten Sondierungspapier der so genannten “Ampel-Koalition”, das als Grundlage für die derzeit laufenden Koalitionsverhandlungen zur Bildung einer neuen deutschen Bundesregierung dient. Und während bereits jetzt über die Folgen dieser Entscheidung – sofern sie dann im Rahmen der neuen Regierung auch umgesetzt wird – heftig diskutiert wird, ist allerdings auch klar. An den im Zusammenhang mit Minijobs geltenden Dokumentationspflichten wird auch die neue Bundesregierung nichts ändern.
Diese Dokumentationsplichten sind in dem seit 1.1.2015 geltenden § 17 Mindestlohn-Gesetz (MiLoG) festgelegt. Danach ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten geringfügig beschäftigter Mitarbeitender (Minijobs) zu erfassen und zu dokumentieren. Bringt man diese Vorgabe in Zusammenhang mit dem kontrovers diskutierten EuGH-Urteil zur digitalen Zeiterfassung, so liegt eines auf der Hand: Unternehmen müssen sich schleunigst Gedanken darüber machen, wie sie Zeiterfassung und -dokumentation rechtssicher abbilden.
Darüber hinaus stellt die Corona-Pandemie weiter große Herausforderungen an Unternehmen – auch im Bereich der Zeiterfassung. Laut Schätzungen des ifo Instituts auf Grundlage der Konjunkturumfrage waren im September 2021 in Deutschland noch immer mehr als 600.000 Menschen in Kurzarbeit.
Doch auch für Kurzarbeitende gilt: Der Arbeitgeber hat eine Dokumentationspflicht für die während der Kurzarbeit geleisteten Arbeitszeiten. Diese Pflicht gilt auch für Ausfall- und Fehlzeiten. Die Nachweise für den jeweiligen Kalendermonat müssen vom Unternehmen innerhalb von drei Monaten beim zuständigen Arbeitsamt eingereicht werden. Nach Ende der Kurzarbeit erfolgt nämlich eine Prüfung, denn das Kurzarbeitergeld wird von der Bundesagentur für Arbeit nur unter Vorbehalt ausgezahlt.
Dazu müssen Unternehmen für Kurzarbeitende folgende Daten bei der Bundesagentur für Arbeit einreichen:
- Geleistete Arbeitszeit pro Tag
- Anzahl der Kurzarbeitsstunden für diesen Tag
- Gesetzliche Feiertage (Vergütung erfolgt ausschließlich durch den Arbeitgeber)
- Krankentage
Auf Grund der aktuell sogar wieder steigenden Fallzahlen muss davon ausgegangen werden, dass sich Unternehmen weiter mit dem Thema Kurzarbeit und den damit verbundenen Dokumentationspflichten auseinandersetzen müssen.
ZEP Clock: Lückenlose Dokumentation von Arbeitszeiten – unabhängig von der rechtlichen Grundlage
Unabhängig davon, ob es um die Zeiterfassung von Minijobs oder Kurzarbeit geht – oder einfach darum, Arbeitszeiten zeitnah, lückenlos und sofort nachweisbar zu dokumentieren, bietet die ZEP Clock ( https://www.zepclock.de/) die dafür erforderliche technische Grundlage. Die Lösung basiert auf der provantis Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte und dient zur projektunabhängigen Erfassung von Arbeitszeiten. Als Cloud Service muss bei der ZEP Clock keine Software installiert werden. Die Nutzung ist über jeden herkömmlichen Internet-Browser unabhängig vom Betriebssystem auf jedem internetfähigen Endgerät (PC, Notebook, Tablet) sowie mit der ZEP Clock App für iOS und Android als mobile Stempeluhr möglich: Und zwar sowohl im Büro als auch im Home Office.
Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.
Heute ist ZEP bereits bei mehr als 1150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.