S-Management Services unterstützt mit umfassendem Formularkatalog und Full-Service-Angebot bei der fristgerechten Digitalisierung von Verwaltungsleistungen.
Stuttgart, 26.11.2021 – Viele öffentliche Verwaltungen werden eine fristgerechte Umsetzung des OZG nur noch mit dem Einsatz fertiger Lösungen schaffen. So lautet die Einschätzung der S-Management Services GmbH, Tochterunternehmen der DSV-Gruppe (Deutscher Sparkassenverlag) und Expertin für Formularmanagement. Deren OZG-Katalog mit fertigen Online-Anträgen, die einfach gebucht und innerhalb weniger Tage eingebunden werden können, ist dabei ein hilfreicher Ansatz.
Die Uhr tickt und die Frist zur verpflichtenden Digitalisierung von Verwaltungsleistungen rückt immer näher: Bis Ende 2022 müssen Verwaltungen über alle Verwaltungsebenen hinweg rund 600 Leistungen online beantragbar bereitstellen. Wer damit bisher noch nicht weit fortgeschritten ist oder gar noch am Anfang steht, hat ein erhebliches Problem. Diese Mammutaufgabe lässt sich ohne externe Unterstützung in den – Stand heute – verbleibenden 400 Tagen zeitlich nicht mehr lösen.
Es droht ein Reputationsverlust für die Verwaltungen und ihre Führungsspitzen, wenn sie es trotz langfristiger Ankündigung nicht rechtzeitig schaffen, die Anforderungen des OZG umzusetzen. Außerdem können sie nach wie vor nicht von den Vorteilen durch die Digitalisierung profitieren. Denn nur die Digitalisierung kann Prozesse deutlich beschleunigen, das Personal entlasten und mehr Effizienz schaffen. Langfristig könnten dadurch sogar wirtschaftliche Standortnachteile entstehen, wenn andere Kommunen Verwaltungsleistungen merklich unkomplizierter online ermöglichen.
Statt vor der Masse an zu digitalisierenden Anträgen zu resignieren, müssen Verwaltungen jetzt ins Doing kommen. Wertvolle Hilfestellung bietet dabei die S-Management Services mit ihrem Formularkatalog und Full-Service-Angebot. Der Katalog enthält derzeit mehr als 350 fertige Online-Formulare, die von Verwaltungen auf kommunaler oder Länderebene für die Umsetzung des OZG oder anderer E-Government-Vorhaben als Komplettangebot gebucht werden können. Er ist der größte seiner Art und wird kontinuierlich um neue Formulare erweitert. Gegliedert nach Lebens- und Geschäftslagen und mit jeweiligem Bezug zu den Leistungsnummern des bundesweit einheitlichen Leistungskatalogs der öffentlichen Verwaltung (LeiKa) ist rasch ersichtlich, welche der aktuell von einer Verwaltung benötigten Formulare er beinhaltet.
Die S-Management Services wandelt bestehende Papierformulare in benutzerfreundliche Formular-Assistenten um, die den Nutzer interaktiv durch die individuell erforderlichen Bereiche führen. Mit gezielter Hilfestellung und umfassenden Prüfungen erhöhen sie die Qualität der eingehenden Daten in großem Maße und sorgen so für Effizienz in der weiteren Bearbeitung.
Was ist der große Vorteil der Buchung von Online-Formularen als Service? Kommunen, die sich für das Komplettangebot der S-Management Services entschieden haben, müssen sich um eventuell notwendige Änderungen aufgrund gesetzlicher oder verwaltungsrechtlicher Vorgaben nicht kümmern, da dies die Formular-Experten der S-Management Services übernehmen. Ergeben sich – teilweise durchaus komplexe – Anpassungen, werden die gebuchten Online-Formulare automatisch aktualisiert und eingespielt.
Die Formular-Assistenten funktionieren auf allen Endgeräten, sind optisch und inhaltlich an buchende Verwaltungen angepasst und einheitlich bedienbar. Sie bieten ein homogenes und harmonisches Nutzererlebnis – auch dann, wenn Fachverfahren unterschiedlicher Hersteller und ein breites Spektrum an Verwaltungsprozessen dahinterliegen. Und mit Blick auf das Auslaufen der Umsetzungsfrist in 400 Tagen: Sie lassen sich kurzfristig und in rascher Folge umsetzen.
“Es nützt nichts, vor der ablaufenden Frist für das OZG die Augen zu verschließen”, sagt Peter Höcherl, Abteilungsleiter Forms Development Public / Software Development Forms bei der S-Management Services GmbH und Experte für digitale Verwaltungsprozesse. “Stattdessen sollten Verwaltungen jetzt handeln und in großem Stil Verwaltungsprozesse online umsetzen. Mit unserem Formularkatalog haben wir eine einfache Grundlage dafür geschaffen.”
Die S-Management Services GmbH hat sich als Komplettanbieter auf die Konzeption, die Entwicklung, den Betrieb und die Vermarktung zukunftsfähiger Lösungen im Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement spezialisiert. Mit viel Technik, Fachwissen und mehr als 85 Jahren Erfahrung in der Erstellung von Formularen pflegt die S-Management Services mehr als 1.500 Formulare – zahlreiche davon als Online-Variante. Pro Jahr werden mehr als 1.000 Aktualisierungen bereitgestellt und die Online-Formulare über 380 Millionen Mal genutzt. Als spezialisiertes Tochterunternehmen des Deutschen Sparkassenverlags (DSV) stellt sie für mehr als 370 Sparkassen und Landesbanken elektronische Formulare zur Verfügung. In Zusammenarbeit mit der Kohlhammer Unternehmensgruppe und dem Technologieanbieter cit bietet S-Management Services Kommunalverwaltungen und Landesbehörden einen breiten Katalog an Online-Formularen für das Onlinezugangsgesetz (OZG) und andere E-Government-Vorhaben als Full-Service an. www.s-management-services.de