Infografik „Die E-Rechnung als Beitrag zum Digitalisierungswumms“; Quelle: BearingPoint
Frankfurt am Main, 27. August – Gut ein Viertel aller in der öffentlichen Verwaltung eingehenden Rechnungen werden als sogenannte E-Rechnung gesendet – 27,9 Prozent. Diese Zahl zeigt hinsichtlich der Digitalisierung bei Bund, Ländern und Kommunen zwar einen gewissen Fortschritt, doch die öffentlichen Verwaltungen könnten längst schon viel digitaler arbeiten. Eine Studie von BearingPoint hat ergeben: Knapp die Hälfte aller Rechnungen (44,6 Prozent) erreicht die Verwaltungsstellen nach wie vor in Papierform per Post. Nicht zuletzt der Vergleich mit der Privatwirtschaft zeigt: Im digitalen Rechnungswesen der öffentlichen Hand gibt es noch Luft nach oben. „Das liegt daran, dass viele öffentliche Verwaltungen beim Thema Digitalisierung insgesamt noch hinterherhinken“, sagt Jon Abele, Leiter Public Services bei BearingPoint.
Die Management- und Technologieberatung hat Entscheidungsträger aus den Bereichen Finanzen, Controlling, Einkauf und IT aus privatwirtschaftlichen Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung zu dem Thema befragt. Hintergrund ist die EU-Verordnung 2014/55/EU, die die regulatorische Grundlage für einen flächendeckend elektronischen – also medienbruchfreien – Rechnungsaustausch schafft. Seit dem 18. April 2020 besteht die flächendeckende Pflicht zur Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen durch die öffentliche Verwaltung in ganz Deutschland.
64 Prozent der Befragten nehmen E-Rechnungen bereits standardmäßig an – da unterscheiden sich die Verwaltungen und die Unternehmen nicht. In den nachfolgenden Arbeitsschritten aber wird der digitale Pfad nicht konsequent weiter gegangen. So erfolgt etwa die Anordnung zur Buchung in den Verwaltungen nur bei 42 Prozent auf elektronischem Weg (Unternehmen: 59 Prozent). An diesem Punkt setzt die erste Handlungsempfehlung an: „Verwaltungen können nur dann an Effizienz gewinnen, wenn die elektronische Weiterverarbeitung konsequent umgesetzt wird. Um die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung einzuhalten, ist die medienbruchfreie Verarbeitung von E-Rechnungen die Voraussetzung“, so Jon Abele.
Schließlich empfiehlt BearingPoint, die Lieferanten zur E-Rechnung zu verpflichten. Dies könnte bei der Entwicklung zur digitalen öffentlichen Verwaltung den Durchbruch bringen. Und tatsächlich wünscht sich knapp die Hälfte der Befragten in den öffentlichen Verwaltungen (46 Prozent) eine solche Verpflichtung. Bei den Unternehmen sind das rund zehn Prozent weniger. Eine Verpflichtung müsse nicht unbedingt zentral, sondern könne über die Ausschreibungen für neue Aufträge geregelt werden, so Jon Abele: „Darin liegt die Chance eines deutlichen Digitalisierungsschubes, denn sie würde rasch dazu führen, dass herkömmliche Rechnungsformate und Übertragungskanäle in den öffentlichen Verwaltungen endlich abgelöst werden.“
Die Infografik anbei ist für redaktionelle Zwecke frei verwendbar. Wir bitten um Quellennachweis: BearingPoint
Zu BearingPoints Kunden gehören viele der weltweit führenden Unternehmen und Organisationen. Das globale Netzwerk von BearingPoint mit mehr als 10.000 Mitarbeitern unterstützt Kunden in über 75 Ländern und engagiert sich gemeinsam mit ihnen für einen messbaren und langfristigen Geschäftserfolg.