Die Liste spektakulär gescheiterter ERP-Projekte ist lang: Von der Deutschen Bank über Deutsche Post, Lidl, Liqui Moly und Otto reicht sie bis tief in den produzierenden Mittelstand. Die Gründe dafür mögen so zahlreich sein wie individuell. Dennoch lässt sich der Erfolg bei der ERP-Auswahl und Einführung mit bewährten Methoden sicherstellen. Diese setzen allerdings lange vor der eigentlichen ERP-Einführung an.
Die MQ result consulting AG, seit Jahren neutraler Partner von Unternehmen, wenn es um die Auswahl und Einführung von ERP-Systemen geht, empfiehlt ihren Kunden eine strukturierte Methode mit standardisierten Werkzeugen. Diese setzen einen Schritt vor den üblichen ERP-Einführungen an – nicht auf der Ebene der Features und Functions von Software, sondern bei der Ablauforganisation im Unternehmen. In einer Potenzial- und Anforderungsanalyse werden Prozesse durchleuchtet, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Die Ergebnisse gehen in spätere Lasten- und Pflichtenhefte ein. Der durchgängig methodische Ansatz sorgt dafür, dass die spätere ERP-Auswahl nicht nur auf den bekannten, sondern auf den besten Prozessen basiert.
Wer keine Ziele definiert, kann sie nicht erreichen. Deshalb sollten die Ergebnisse der Potenzialanalyse möglichst detailliert in ein Lastenheft überführt werden. Diese Fleißarbeit lässt sich durch Einsatz eines Referenzlastenheftes deutlich verringern, das mit den Ergebnissen der Potenzialanalyse befüllt werden kann. Das Lastenheft bildet die Beschreibung aller benötigten Eigenschaften und Funktionen der zukünftigen Software. Die Anbieter müssen später nachweisen, wie sich die definierten Anforderungen mit ihrer Software erfüllen lassen. Ein detailliertes Lastenheft bildet deshalb die beste Grundlage, verschiedene Software-Angebote zu vergleichen.
Zu Beginn der Einführungsphase sollte aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft geworden sein, in welchem detailliert darlegt wird, wie die im Lastenheft und den Fachkonzepten beschriebenen Aufgaben zu erfüllen sind. Oft werden für verschiedene Aufgaben wie Datenmigration, Anpassungen, Formulare oder Soll-Prozesse einzelne Dokumente erstellt. Je höher die Qualität dieser Pflichtenhefte ausfällt, desto reibungsloser gelingt die Realisierung. Schließlich wird der Einführungserfolg anhand der gleichen Methodik gemessen, die das Projekt seit der Potenzialanalyse systematisch begleitet. So lässt sich einfach überprüfen, ob die vereinbarten Nutzenpotenziale auch realisiert wurden. Mit den Beratungsleistungen, der Methodik und den digitalen Werkzeugen von MQ result consulting entsteht ein ganzheitliches Vorgehen, welches den Erfolg der ERP-Einführung sicherstellt.