Die quelloffene Online-Office-Lösung ONLYOFFICE veröffentlicht ein umfangreiches Update für Kollaborationsplattform (ONLYOFFICE Groups 11.0) und Dokumenten-Editoren (ONLYOFFICE Docs 6.0).
Als wichtigste Neuentwicklung gilt das Feature “Private Rooms” in ONLYOFFICE Workspace. Nutzer erhalten damit die Möglichkeit, geschützte virtuelle Räume einzurichten, in denen Dokumente und alle vorgenommenen Änderungen automatisch nach dem AES-256-Standard verschlüsselt werden. Damit ist es erstmals möglich, auch besonders datenschutzkritische Dokumente gemeinsam mit anderen in der Cloud zu bearbeiten.
ONLYOFFICE Groups bündelt künftig sämtliche Funktionen für das Management von Dokumenten, Projekten, E-Mails und Kundendaten an einem zentralen Ort. Diese können über ein integriertes Control Panel einfach verwaltet und gesteuert werden. Die gesamte Lösung ist unter Apache lizenziert und erlaubt so eine individuelle Anpassung und Weiterentwicklung der Software.
Neben der Groups-Edition wurden auch die Dokumenten-Editoren grundlegend überarbeitet und erhalten ebenfalls einen neuen Namen: ONLYOFFICE Docs. Die Version 6.0 integriert einen komplett überarbeiteten Tabellen-Editor mit vielen neuen Features: Dazu gehören z.B. Pivot-Tabellen, bedingte Formatierung beim Betrachten von Dokumenten und erweiterte Filter. Alle Dokumenten-Editoren erhalten zudem neue Layoutfunktionen, mit denen vor allem Grafiken und Diagramme einfacher formatiert werden können.
ONLYOFFICE Groups 11.0, ONLYOFFICE Docs 6.0 sowie die Gesamtlösung ONLYOFFICE Workspace (Groups, Docs, Mail und Talk in einem Bundle) stehen ab sofort unter www.onlyoffice.com zum Download zur Verfügung.
Nutzer der ONLYOFFICE Workspace erhalten mit Version 11.0 die Möglichkeit, sogenannte “Private Rooms” einzurichten, um gemeinsam Ende-zu-Ende-verschlüsselte Dokumente zu bearbeiten. In den Privaträumen werden sämtliche Daten in Echtzeit mit dem AES-256-Algorithmus verschlüsselt, ohne die Zusammenarbeit am Dokument mit berechtigten Mitbearbeitern einzuschränken. Dadurch wird sichergestellt, dass nur Mitglieder des jeweiligen Privatraums Zugriff auf die Dateien erhalten und diese nicht unbefugt verändert, verschoben oder vervielfältigt werden können.
Das Control Panel, das zuvor nur Nutzern der Enterprise-Version zugänglich war, steht mit Veröffentlichung von ONLYOFFICE Groups 11.0 nun auch Nutzern der kostenlosen Edition zur Verfügung. Das Control Panel enthält Tools zur schnellen Konfiguration und Verwaltung von ONLYOFFICE Groups. Damit ist der zentrale Zugriff mit SSO und LDAP möglich. Weitere Funktionen sind die Nachverfolgung von Benutzeraktionen, White-Labeling-Optionen, um ONLYOFFICE-Groups im eigenen Markenlook zu nutzen sowie die Realisierung von Multi-Tenancy-Konzepten, um zum Beispiel separate Web-Offices für verschiedene Unternehmensstandorte einzurichten.
Nutzer von ONLYOFFICE Groups 11.0 erhalten Zugriff auf eine Reihe neuer Funktionen, mit denen die Zusammenarbeit an Dokumenten im Team erleichtert wird. Im überarbeiteten Dokumentenverwaltungssystem können Nutzer als Favoriten gekennzeichnete Dokumente schnell im zugehörigen Ordner finden sowie per Schnellzugriff die zuletzt bearbeiteten Dokumente öffnen.
Außerdem enthält die neue Version eine neue Einstellung in den Zugriffsrechten von Tabellen, mit denen Nutzer die Filtermöglichkeiten in der Tabelle auf die Verwendung sogenannter Custom Filter beschränken können. Mit diesen Custom Filtern wirken sich die Filtermasken bestimmter Nutzer nur auf die Ansicht dieses jeweiligen Nutzers selbst, nicht aber auf die restlichen Mitbearbeiter der Tabelle aus.
Weiterhin können Nutzer künftig frei wählen, wie sie Benachrichtigungen – beispielsweise bei der Freigabe eines Dokuments – erhalten möchten. So werden unter anderem Benachrichtigungen über den populären Messenger-Dienst Telegram unterstützt.
ONLYOFFICE Groups enthält ab sofort auch Verschlüsselungsoptionen zum Schutz gespeicherter Dateien mit dem Advanced Encryption Standard, auch Rijndael genannt. Dadurch erfüllt ONLYOFFICE Groups die hohen Datenschutzanforderungen, die für einen HIPAA-konformen Umgang mit Daten erforderlich sind.
Mit ONLYOFFICE Docs 6.0 erhält der Tabellen-Editor eine Reihe von Funktionen, welche bereits seit längerem von Nutzern angefragt werden. So ist es ab sofort möglich, Pivot-Tabellen zu erstellen und damit umfangreiche Datensätze leichter analysieren zu können. Nach dem Erstellen einer Pivot-Tabelle können Nutzer jederzeit Daten hinzufügen und bewegen oder Filter anwenden, um die Tabelle wie gewünscht anzupassen. Mittels Datenschnitt haben Nutzer zudem Zugriff auf eine Vielzahl schneller Filtermöglichkeiten.
Ebenso neu ist die Möglichkeit, beim Betrachten von Tabellen bedingte Formatierungen anzeigen zu können. Dies ist vor allem zur Visualisierung von Trends oder dem Erkennen von fehlerhaften Daten hilfreich.
Über das Feature “Duplikate entfernen” lassen sich doppelte Datensätze aus einer Tabelle einfach per Mausklick entfernen. Dies erleichtert vor allem das Handling großer, unübersichtlicher Datensätze und beschleunigt das Aussortieren von Duplikaten.
Der Tabellen-Editor erhält in Version 6.0 auch eine Reihe von Produktivitätsverbesserungen, darunter neue Tastaturkürzel für das Einfügen und Löschen von Zellen, Zeilen und Spalten, die Eingabe von Datum und Uhrzeit oder die Verwendung von Funktionen. Es lassen sich nun auch Arbeitsblätter von einer Arbeitsmappe in eine andere verschieben, Verknüpfungen zwischen mehreren Arbeitsblättern herstellen, um bestimmte benannte Bereiche gemeinsam zu nutzen, und Daten zur Durchführung von Rechenoperationen einfügen.
Mit dem neuen Update erhält der Dokumenten-Editor einige Neuerungen, welche vor allem die Arbeit mit Quellen und Anmerkungen erleichtern. So stehen Nutzern nun für verschiedene Sprachen angepasste Zitierweisen zur Verfügung, sodass Quellenangaben und Zitate nun auch für mehrere Sprachen korrekt eingepflegt werden können. Außerdem unterstützt die neue Version des Editors Endnoten in der Dokumentenansicht, mit denen Nutzer Anmerkungen zum Text anzeigen lassen können. Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, ab sofort auch Datum und Uhrzeit zu einem Dokument hinzufügen zu können.
Sowohl der Dokumenten-, der Tabellen und der Präsentations-Editor erhalten neue Layoutfunktionen, mit denen sich vor allem die Arbeit mit Grafiken und Diagrammen einfacher gestaltet. Nutzer können nun Sonderzeichen einfügen, die Größe und Position für Diagrammelemente verändern und Inhalte mit der Funktion “AutoFit” korrekt in Formen einfügen.