Für die Berliner Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie (SenBJF) hat die msg services ag eine Webanwendung und eine mobile App entwickelt und installiert, mit der der Deutsche Motorik-Test (DMT) komplett digital organisiert und abgewickelt wird. Die digitalen und neu strukturierten Prozesse, sie ersetzen fehleranfällige, zeitraubende und personalintensive manuelle Abläufe via Microsoft Excel und Papier, vereinfachen und beschleunigen die Testabwicklung und machen sie deutlich effizienter und transparenter. So spart die SenBJF jährlich über 500 Arbeitsstunden, die sie stattdessen für die Bewegungsförderung der Kinder an den Berliner Schulen verwenden kann. Auch der Papierverbrauch hat sich signifikant verringert – ein echter Mehrwert. Die hohe Zufriedenheit der Anwender bei der SenBJF wie auch der Testteams an den Schulen mit den einfach zu bedienenden Anwendungen ist ein weiterer Pluspunkt.
Die msg services ag wurde vom IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ) mit diesem anspruchsvollen Vorhaben betraut, da sie sich bereits in mehreren IT-Projekten des Berliner Senats bewährt hat. Dank der hervorragenden Zusammenarbeit aller Beteiligten und mithilfe agiler Methoden mit kurzen Sprints gingen Entwicklung und Einführung zügig und unter Einhaltung der IKT-Vorgaben des Landes Berlin wie auch der Zeit- und Kostenvorgaben vonstatten.
Seit Beginn des Schuljahres 2021/22 wird der DMT ausschließlich digital organisiert und durchgeführt. Per Excel übermitteln die Berliner Schulen die Klassenlisten für den Test an die SenBJF. Dort werden die Daten direkt in die Webanwendung hochgeladen, in der die Tests angelegt, geplant, verwaltet und per Knopfdruck über eine sichere Verbindung via Webservice an die mobile App übertragen werden.
In der auf Tablets installierten App sind die Kinder einer Testgruppe pseudonymisiert als natürliche Zahlen dargestellt, aus denen jeder Tester die Nummern auswählt, die ihm vorab zugewiesen wurden. Sobald ein Kind eine Station durchlaufen hat, wird das Ergebnis in die App eingetragen. Dort wird auch angezeigt, welche Stationen dieses Kind bereits absolviert hat bzw. welche Stationen noch fehlen. Nützliche Tools wie eine integrierte Stoppuhr oder Zählhilfen erleichtern den Testern die Arbeit zusätzlich. Hat das Kind alle Stationen durchlaufen und die App alle Ergebnisse erfasst, wird der Test automatisch beendet, er lässt sich aber auch manuell abschließen, falls ein Kind sich verletzt oder krank wird. Die Sicherheit der sensiblen Daten auf den Tablets und den darin enthaltenen SD-Karten ist durch eine Verschlüsselung gewährleistet.
Solange ein Tablet online ist, werden die Daten zwischen App und Webapplikation automatisch synchronisiert. Eine Fortschrittsanzeige informiert die Anwender in der SenBJF darüber, welche Tests aktiv und welche bereits beendet sind. Zu guter Letzt werden die Testergebnisse von der Webapplikation an eine vorhandene Excel-Lösung übergeben, wo per Mausklick eine Urkunde für jeden Teilnehmer am DMT erzeugt und ausgedruckt wird. Die digitalen Lösungen werden zudem laufend weiterentwickelt und verbessert. Zum Beispiel wurde die Synchronisation zwischen App und Webapplikation optimiert, um den Datenverkehr und Übertragungsfehler zu reduzieren, und die App auf dem Tablet durch eine Excel-Exportfunktion für die anonymisierten Testdaten ergänzt. Darüber hinaus sind jetzt auch alle zur Erzeugung der Urkunden benötigten Grafiken, die bislang auf Papier vorgedruckt werden mussten, in die vorhandene Excel-Lösung integriert. Das spart Ressourcen und Kosten für die periodische Bestellung und den teuren Vordruck der Urkundenbögen.
Die msg services ag ist ein IT-Service- und IT-Consulting-Unternehmen und beschäftigt an insgesamt 10 Standorten in Deutschland über 350 Mitarbeitende. Als Full Service Provider sind wir für unsere Kunden kompetenter Lösungsanbieter für Themen wie Digital Workplace, Microsoft, SAP, Communication, Security sowie Cloud-Infrastrukturen.